PDF gescannte Papierrechnung reichen dafür nicht aus.
Die Ausstellung einer Rechnung durch einen Unternehmer für eine erbrachte Leistung ist aus steuerlichen Gründen u. a. dann vorgeschrieben, wenn die Leistung für einen Unternehmer erbracht wird und nicht nach § 4 Nr. 8 bis Nr. 29 UStG steuerfrei ist (vgl. § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG).
Für den Leistungsempfänger ist der Erhalt der Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Bisher muss die Rechnung regelmäßig in Papierform ausgestellt werden oder kann – mit Zustimmung des Leistungsempfängers – elektronisch übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG).
Ab 2025 wird jedoch die Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen zwei inländischen Unternehmern (sog. B2B-Umsätze) verpflichtend (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG6). Da eine elektronische Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen und eine Extraktion der erforderlichen Rechnungsangaben ermöglichen muss, reicht eine als PDF gescannte Papierrechnung dafür nicht aus.
Es sind allerdings Übergangsregelungen vorgesehen:
- Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze können noch Rechnungen weiter auf Papier oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – in einem elektronischen Format übermittelt werden, das den neuen gesetzlichen Ansprüchen nicht entspricht (also z. B. einfaches PDF-Format, § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG6).
- Die Übergangsregelung gilt für bis zum 31.12.2027 ausgeführte Umsätze weiter, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr 800.000 Euro nicht übersteigt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG6).
- Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers sind Rechnungen in einem bisher zulässigen Datenaustauschverfahren (EDI) für Umsätze bis zum 31.12.2027 weiter zulässig (vgl. § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG6).
Die Übergangsregelungen gelten ausschließlich für das Ausstellen von Rechnungen. Unternehmer müssen dagegen den Empfang einer elektronischen Rechnung bereits ab dem 01.01. 2025 akzeptieren; die Ausstellung einer Papierrechnung kann dann nicht mehr verlangt werden.
6 In der Fassung von Art. 23 Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108).
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