Das Vergütungsverfahren ist grundsätzlich für Unternehmer vorgesehen, die in dem Staat, in dem die Erstattung beantragt wird, keine steuerpflichtigen Umsätze erzielen, d. h. somit nicht dem „normalen“ Besteuerungsverfahren unterliegen und deshalb in diesem Staat keine Umsatzsteuer-Anmeldungen abzugeben haben.
Anträge auf Erstattung von Vorsteuerbeträgen aus anderen EU-Ländern sind ausschließlich in elektronischer Form24 über das Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (www.bzst.de) einzureichen; liegen die Voraussetzungen vor, leitet das Bundeszentralamt den Antrag an den Erstattungsstaat weiter.
Im Vergütungsantrag sind neben den unternehmerischen Daten und Erklärungen besondere Angaben für jede Rechnung oder jedes Einfuhrdokument zu machen.25 Beträgt das Entgelt für den Umsatz bzw. die Einfuhr 1.000 Euro oder mehr (bei Rechnungen über Kraftstoffe: mindestens 250 Euro), sind in einigen Staaten elektronische Kopien der Originalrechnungen und Einfuhrbelege dem Vergütungsantrag beizufügen. 26
Der Vergütungsantrag ist spätestens bis zum 30.09. des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen (maßgebend ist der Eingang beim Bundeszentralamt für Steuern).27
Zu beachten ist, dass regelmäßig nur die Vorsteuer vergütet werden kann, die auch ein im jeweiligen Erstattungsland ansässiger Unternehmer geltend machen könnte; hier gelten in einigen Mitgliedstaaten zum Teil erhebliche Einschränkungen (z. B. bei Repräsentations- und Bewirtungskosten, Fahrzeugen, Kraftstoffen).
Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 Euro (bzw. den entsprechenden Betrag in der Landeswährung) betragen.27
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24 Siehe § 18g UStG.
25 Siehe dazu Abschn. 18g.1 Abs. 4 und 5 UStAE.
26 Siehe Abschn. 18g.1 Abs. 6 UStAE; siehe hierzu auch die Präferenzliste der EU-Mitgliedstaaten unter www.bzst.de. Suche nach „Präferenzliste EU-Staaten“.
27 Siehe Abschn. 18g.1 Abs. 3 UStAE.
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