Was und wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden.10
Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31.12.2022 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:
10-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2012 und früher erfolgt ist
- Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2012 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge11, Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2012
6-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2016 oder früher12
- Sonstige Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2016 oder früher
Das gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten; die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung sind einzuhalten.
Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten, die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit möglich sein.13
Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.
Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert werden, durch das insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt werden.14
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).
Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.
10 Siehe dazu BFH-Urteil vom 19.08.2002 VIII R 30/01 (BStBl 2003 II S. 131).
11 Elektronisch übermittelte (digitale) Kontoauszüge sind entsprechend den gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung entsprechender Papierausdrucke genügt den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Soweit Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge in Papierform von Kreditinstituten zur Verfügung gestellt werden, ist zu empfehlen, diese weiterhin zu archivieren.
12 Siehe § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.
13 Siehe § 147 Abs. 5 und 6 AO; § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung.
14 Siehe dazu die sog. GoBDGrundsätze (zuletzt BMFSchreiben vom 28.11.2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003, BStBl 2019 I S. 1269).
Übersicht aktuellster NEWS
- Erlass von Grundsteuer wegen Ertrags – minderungEin Erlass von Grundsteuer kommt auch bei schwacher Mietnachfrage bzw. Unvermietbarkeit der Immobilie aufgrund der allgemein schwierigen Wirtschaftslage in Betracht.
- Geltendmachung des Pflege-Pauschbetragspflegende Personen, die ein enges persönliches Verhältnis zum Pflegebedürftigen haben, können im Rahmen der außer gewöhnlichen Belastungen den Pflege-Pauschbetrag geltend machen (26)
- Verfassungsmäßigkeit der SäumniszuschlägeDie Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts bezog sich jedoch ausdrücklich nur auf die Verzinsung von Steuernachforderungen und -erstattungen, …
- Kinderbetreuungskosten nur bei Haushaltszugehörigkeit – Regelung verfassungswidrig?Es können Aufwendungen für Dienstleistungen zur Betreuung des Kindes steuerlich als Sonderausgaben berücksichtigt werden (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG).
- Vernichtung von BuchhaltungsunterlagenAufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind.
- Veräußerung von Nachlassvermögen nach Erwerb von Anteilen an einer Erben Gemein SchaftDer Kauf von Anteilen an einer Erbengemeinschaft stehe nicht dem anteiligen Erwerb der im Gesamthandsvermögen enthaltenen Wirtschaftsgüter gleich.(12)
- Verfassungswidrigkeit der Grundsteuerwertermittlung?Das Bundesmodell steht im Verdacht, verfassungswidrig zu sein.
- Allgemeine Steuerzahlungstermine im März 2024Die 3-tägige Schonfrist gilt nur bei Überweisungen; maßgebend ist die Gutschrift auf dem Konto der Finanzbehörde. Dagegen muss bei Scheckzahlung der Scheck spätestens 3 Tage vor dem Fälligkeitstermin eingereicht werden.
- Lohnsteuerbescheinigungen 2023Übermittlung muss bis Ende Februar 2024 erfolgen.
- PKW-Nutzung: Vorteilsminderung durch Garagen- und StellplatzkostenSelbst getragene Garagenkosten (hier: am Wohnort) können bei der 1 %-Regelung nur dann vorteilsmindernd berücksichtigt werden, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer durch eine Vereinbarung verpflichtetet hat, den PKW in einer Garage unterzustellen.